OFFICE MANAGER (H/F)

Description de l'offre

OFFICE MANAGER (H/F)
Office Manager (H/F)
Paris, Ile de France - accès Métro


Référence : OMPPH/170904

Vous avez une expérience significative en qualité d'Office Manager au sein d'une PME.
De formation Bac+2, doté(e) d'un réel sens de l'organisation renforcé par votre curiosité intellectuelle, vous accompagnerez le Dirigeant d'une Start'Up dans la gestion courante des tâches administratives et de logistique liées au bon fonctionnement de l'entreprise.
Vous aimez seconder et avez un réel sens du service grâce à votre attitude positive, consciencieuse et investie.
Rigueur, rapidité, bienveillance seront les 3 axes de votre quotidien pour optimiser les performances de chacun avec pour objectif principal des résultats toujours meilleurs.
Vous serez acteur(-trice) de l'évolution d'une entreprise à taille humaine.

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Exigences du poste
Rattaché(e) au Dirigeant, vous serez en relation avec tous les protagonistes de l'entreprise : clients, fournisseurs, partenaires, organismes officiels…
Vous accompagnerez la DRH dans l'exécution des tâches administratives et de secrétariat lié au suivi et à la gestion des dossiers des salariés.
Vous assurerez le secrétariat personnel du Directeur Général et serez en charge du suivi des services généraux : logistique de fonctionnement du bureau, suivi des interventions des entreprises extérieures.


Rôle et responsabilités
Clients - adhérents
* Accueil au siège, téléphonique et des personnes, interface avec les interlocuteurs du DG et des responsables projets
* Animation des réseaux sociaux en lien avec le Marketing et les Consultants
* Participation active à l'animation du réseau (lettres, mails, suivi d'opération…) et à l'organisation d'évènements
Hommes
* Gestion administrative du personnel du siège des Consultants (congés, report d'éléments variables de paie, véhicules, téléphones…)
* Organisation et coordination des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au bon fonctionnement de la structure
Actifs
* Garantie d'un haut standard de qualité et d'entretien du siège de l'entreprise
* Coordination des interventions des différents prestataires (ménage, livraisons…)
* Gestion de l'économat, établissement des commandes de matériels, de fournitures, de consommables
* Organisation et suivi des conditions d'exécution de contrats des prestataires pour le réseau
* Elaboration d'un « book prestas »
* Rédaction des procédures de commandes/livraison/facturation vers l'externe (fournisseurs) et l'interne (réseau) des marchandises non revendables (magazines, goodies, matériels marketing…)
Marchandises - Métier
* Traitement du courrier
* Gestion du planning des réunions/formation et de leur intendance
* Organisation des déplacements (avion, hôtel…)
* Rédaction de certains comptes-rendus de réunions, présentations
* Archivage et sécurisation des sauvegardes de tous les documents
Argent
* Centralisation et gestion des notes de frais
* Centralisation et tenue des dépenses de la société, envoi des éléments à l'Expert-Comptable (dont tableaux TVA, CA…)
* Collecte des RFA et tenue des tableaux de RFA, dans l'attente de l'arrivée d'un responsable de l'administration des achats
* Tenue des tableaux des LDC en lien avec l'Expert-Comptable et le DG


Qualifications / profil et compétences
Bac+2 ou équivalent - Assistante de Gestion/Assistante de Manager/Secrétariat…
5 à 7 ans d'expérience sur poste similaire
Excellent relationnel, organisé(e) et polyvalent(e), sens du service, esprit créatif, aptitude à réaliser des tâches nouvelles avec enthousiasme, rigoureux(-se), rapide, bienveillant(e), concentré(e) sur les résultats.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Internet, messagerie) et de l'orthographe.

Objet
Recrutement en CDI


Rémunération
2500€ à 2800€ X 13 mois

Secteur Activité et profil de l'entreprise
Commerce, Distribution

Profil recherché

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À propos de Exos Interim

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